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          成都峰會論壇會務策劃接待會前準備

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          (一)明確任務和人員分工

          1、會議室的服務作業實施固定區分制,依據會議室開會的頻率、會議室包容人數的多少、會議室的重要性來進行會議室的作業量區分。 2、會議人員擔任統轄所區分的會議室內全體保潔、會議服務、設備設備辦理、消防器材保管等悉數作業。

          3、會議室服務作業也能夠依據各單位實際情況進行臨時性組織。

          4、接聽會議告訴時,要及時做好《會議記載》的填寫,問詢清楚會議內容、會議地址、人數、時刻及有關要求,并及時反饋給會議服務人員。

          (二)物品預備和會場布臵

          1、對業主提出的會議要求要趕快處理,自己處理不了的要及時上報主管領導。

          2、成都會務公司服務人員必須按業主要求的時刻提早做好會前物品及會議服務的預備作業,依據業主的會議要求,擺放座簽、茶杯、礦泉水、預備果盤、牙簽、濕紙巾、抽紙、加熱小毛巾等,一切的會議預備作業必須在會前30分鐘悉數完結。

          3、會場桌椅、茶杯、座簽等物品擺放要求規整、規范,用尺子衡量,到達橫對齊、豎對直的規范。

          4、提早30分鐘打好開水備用。

          5、一概運用會議室專用茶杯,定時進行高溫消毒(按業主要求運用一次性紙杯)。

          6、茶杯放在參會人員的正前方,與參會人員堅持2尺左右的間隔,杯與杯擺放的間隔持平,擺放在一條直線上,杯把向右側;礦泉水擺放時,牌子一概朝向參會人員。

          7、提早30分鐘翻開會議室門,進行室內通風,會前預備作業安排妥當。

          8、提早10分鐘站在會議室門口進行禮儀迎賓。

          9、會議服務人員在開會前10分鐘,以豐滿的精神狀態站立在會議室門口的一側,進行禮儀迎賓,并引導參會人員按位臵坐好。

          (三)進行保潔衛生和安全作業

          1、按次序擦洗窗臺、窗框、門、扶手、順次清潔墻面、護墻板、踢腳線、擦洗茶幾、桌面、椅子、沙發,地上、桌椅、沙發、窗臺堅持潔凈無塵埃。

          2、每月用吸塵器對會議室內地毯進行吸塵。

          3、定時用消毒粉清洗水杯、毛巾;每次會議完畢后對茶杯進行高溫消毒。

          4、定時擦洗玻璃、紗網。

          5、對會議室進行每日通風,確保會議室內空氣新鮮。

          6、對滅火器進行每日查看保養,準時填寫保養記載。

          7、查看電器設備有無異常情況,存在問題及時告訴工程人員進行修理。

          (四)擺臺

          1、依照會議要求擺放座簽、話筒、鮮花,鮮花一般要平鋪延伸狀。

          2、演講臺一般放臵在主席臺右側,按會議要求擺放話筒、鮮花、礦泉水等。

          3、依照業主對會場的要求調整桌椅的位臵,保留出倒水的空間。

          (五)設備預備

          1、依據會議要求進行話筒的調試,并查看音箱作用,有問題及時處理。

          2、查看會議室內照明設備是否無缺,存在問題及時告訴工程人員進行修理。

          3、提早將空調翻開,調到恰當的溫度。

          4、查看會議桌椅結實性,有松動現象及時告訴工程人員進行修理。

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