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          成都會務公司舉辦會議有哪些服務事項?

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          一、會前預備

          1、會場安置

          接會:了解會議使命單,要知道與會人數、會議時間、主辦方、會議性質、設備及飲品要求或其它特殊要求;

          保潔:打掃會場,物品,桌面、地面無積土,無污漬;

          場所清潔亮堂,無異味,噴灑適量空氣新鮮劑或通風;

          擺臺:合作會議主辦方依照臺型、人數、設備布臵美化,擺放鮮花,依照與會人數擺放桌椅,會場座椅定位,擺放規整; ⑤擺臺具體要求 ?a、杯墊:坐落座位右上方與外沿平齊,等距離進行拉線定位,擺放規整;

          b、蓋杯:要求杯柄向右,放于杯墊之上,無杯墊時坐落座位右上方與外沿平齊,等距離進行拉線定位,擺放規整,備好茶葉;

          c、礦泉水:坐落座位右上方與外沿平齊或放于蓋杯左邊,標志向內,等距離進行拉線定位,擺放規整;

          d、小毛巾:一致坐落蓋杯前下方;

          e、生果:清洗拼盤并包保鮮膜;

          f、手抽:每次會議室內最少四盒(視會議主辦方具體要求而定);

          g、煙缸、濕巾:視會議主辦方具體要求而定,

          h、成都會務公司會標、會議牌、紙、筆:依據會議主辦方具體要求合作擺放,會前半小時把會議所需文具、用品備齊擺好;

          備會時限:大型會議按要求提早半小時預備結束,其它會議提早十五分鐘預備結束。

          上崗要求:服務人員會前5分鐘,拾掇外表,一致著裝站位,站姿規矩,臉帶淺笑,迎接賓客。

          2、會議設備設備預備(規范)

          ①空調:敞開,并調試相適應溫度(夏日應在25度左右,冬天應在20度左右);

          ②麥克風、電池:麥克風一會一換;電池會前預備好;激光筆依據運用記載和實際狀況替換;

          ③幻燈機、電視機、錄像機、投影儀等各電器設備翻開,會前調試結束,發現異常及時告訴業主并報修;

          ④屏蔽器:會前五分鐘銜接運用。

          二、會中服務規范

          1、迎客:組織專人到電梯口領位,會議服務員站于門口迎客,當客人來到會議室時,禮貌熱心地向客人問候,請入會議室,幫客人拉椅入座;

          2、倒水:客人入座,視客人需求供給茶水或咖啡;

          3、毛巾:按要求將疊好的小毛巾送上(放臵于與會者右側);

          4、果盤:會議開端,翻開保鮮膜;

          5、關門:客人悉數就座會議開端后,一切茶水倒往后,服務員退出廳房,悄悄封閉會議室大門,在門外當班(不能隨意走開)

          6、續水:每隔十五分鐘增加茶水一次,兩小時后問詢是否替換茶葉并替換煙盅,但一定要禮貌、輕聲、方便,盡量防止影響客人,為防止會議期間打擾可用瓶裝礦泉水或純凈水;

          7、煙缸:煙頭多于5個的替換,視具體狀況替換;

          8、物品彌補:會議中心歇息,要趕快拾掇會場,按要求彌補和替換各種用品(換煙盅、加茶水等),上好咖啡、茶后把會議臺面拾掇好,但不要把客人的材料、物品弄亂;如客人有其他要求應盡量幫忙客人處理;

          9、大型會議服務要求:遇大型會議,設主服務員一名專為主席臺和講話席增加、替換飲水;時間重視會議組織者,重視會場內設備運轉運用狀況,必要時幫忙調試各種設備儀器,會議期間急需脫離崗位,一定要告訴領導找人替崗。

          三、會議結束

          1、送客:會議結束,開門、站位、淺笑送客;

          2、查看:仔細查看一遍會場,看是否有忘記的東西和文件等,設備設備是否有損壞,計算物品運用狀況做好記載;

          3、保潔:翻開門窗通風,小毛巾搜集消毒、保潔、擦洗桌面;

          4、拾掇:將會議用具、設備拾掇好,會場座椅及時康復拾掇;

          5、封閉:封閉一切運用的電器設備空調、電燈、窗,再次查看會場有無火源,鎖好會議室門。

          四、首要會議室作業程序

          1、會議服務

          ①每天8:00曾經,把會議室衛生預備結束;

          ②會議服務參照會議服務作業規范及流程;

          ③隨時堅持首要會議室衛生;

          ④花卉要勤灑水,勤剪枝。

          2、領導辦公室(會客室)服務

          ①每天巡視衛生狀況;

          ②領導有客人時,要及時倒水服務,隨時查看會議桌椅的規整;

          ③每天查看辦公室、會議桌及臥室的紙抽運用狀況,及時彌補;

          ④留意物品是否放規整,查看食物是否過期;

          ⑤作業中的會議服務員在會議服務過程中,盡量把音量減小,避免影響客人。

          五、會務部生果發放作業規范

          1、生果進貨

          ①生果按要求每周一前送到,并按科室分配好;

          ②有特殊需要時聯絡供貨商隨時進貨;

          ③生果貨到,由指定人員與會務部一同檢驗;

          ④隨時了解生果價格,并與供貨價格比照,關于高出市場價格的,必要時要求供貨商更改價格。

          2、生果發放

          ①職工辦公室生果發放:周一至周五十點曾經送到各辦公室,并由科室擔任人清點、簽字;

          ②領導辦公室生果發放:每周日、周二下午生果清洗結束,周一、周三早上上班后切生果、裝盤、封膜,八點半前送到各領導辦公室;

          ③會議生果發放:洗凈、裝盤、封膜按要求在會議曾經十分鐘送到會議室。

          六、函件、報紙收發作業規范

          1、報紙發放

          ①正常作業日報紙:當天報紙在當日下午五點曾經悉數分發到各辦公室;

          ②周六、日報紙:周日下午清點結束,隨周一報紙一同發放。

          2、平信發放 ??收到平信兩個作業日內可隨報紙一同發放到收信人手中,或用BQQ告訴收信人到物業辦公室憑有效證件收取,領導、院辦的函件等收到后第一時間發送,盡量在當天完結發放,最多不超越一個作業日。

          3、雜志發放

          ①接納雜志,有必要與郵遞員進行清點并掛號,保證不發生過失;

          ②收到雜志的三個作業日內把雜志發到各科室或人員手中,并要求做好具體記載,盡量由業主簽字承認。

          4、快信、特快專遞、包裹、匯款單發放

          ①接納快件、特快專遞、包裹、匯款單等,有必要與郵遞員進行清點并掛號,保證不發生過失;

          ②收到后一個作業日內(盡量在當天)告訴到收信人,收信人取件時需查驗有效證件:作業證、身份證等;領導的快件等當天送到領導或院辦,要求做好具體記載。

          5、其它要求

          ①對未及時收取的郵件,擔任催領,且不定時將積壓的雜志等發布催領;

          ②單位、地址不詳或誤投函件:兩個作業日內退回郵遞員; ?③不得拆開別人信箋。

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