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          做一場會議之前需要準備什么東西

          做一場會議之前需要準備什么東西

          時間:2021-9-11 作者:成都活動公司

            ? ? 第一步:初步策劃/預估預算初步策劃:首先是你活動的目的是什么?

            

            ? ? 屬五星級酒店三天兩夜國內500強企業管理年會活動全案,其中涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演,等環節(僅活動策劃公司),此檔次年會預算總費用在50W起步,大部分費用是場地的住宿、例會餐飲; 預算:你要達到什么樣的效果?這個和你預算有很大的關系,預算多,能折騰的樣式的也多,作為甲方你第一需要對接的就是本公司負責人,再聯系酒店和活動策劃公司做出闡述活動大概規模結合三方建議估出大概預算上報審批; 第二步:后勤人員組織和時間安排做出具體工作職責表和時間進度表,留有足夠的時間準備,大型會議建議提前30天準備,給活動視覺設計留有足夠的時間,并且通知活動策劃公司比稿,把場地物料布置和表演部分外包出去;一定要有書面執行方案,總負責人,責任到人,定期例會通報進度。 第三步:酒店選址參考多家市內同檔次酒店,并逐一實地調研,建議參考交通便利,離市中心區遠的高檔酒店;而且最好能試吃試住,酒店定好后帶活動策劃公司實地測量場地,并和公司行政部門確定與會人員名單,交于活動策劃公司設計邀請函,并送出。 第四步:會議物料布置和與會用品采購這兩個可以交給專業的活動策劃公司和本集團采購, 第五步:會議提前一到兩天多開彩排會議,保證隨時有問題隨時有人解決,其實以我個人的經驗來看,只要前期策劃方案做的夠詳細,中間執行環節不拖延,基本上沒有太大問題,如果對活動全案不了解,請參考活動策劃公司策劃經驗。?

            

            ? ? 在日常工作中,會議可謂家常便飯。會議形式多種多樣,除了管理層和高層領導參加的管理會議、董事會議、部長會議等正式會議以外,還有日常非正式的碰頭會議,以及單向匯報類的報告會、發表會等。如果仔細數數每天開會的次數,你會驚訝地發現會議如此頻繁,就連我自己有時也會一天參加四五場會議。至于管理層領導則更忙了,有的領導要么每天都在開會,要么一整天一整天地長時間開會。?

            

            ? ? 盡管參加了如此多的會議,可是倘若問及會議成果如何,恐怕大多參會者都會持否定態度。大多數人不是因為喜歡而參加會議,而是不得不參加會議。他們雖然身處會場,心里卻惦記著下一場會議或者其他工作的進展情況。說到這里,為何許多人都不喜歡開會?這是因為大部分會議都很

            

            ? ? 那么會議為什么會無聊呢?一言以蔽之,是因為會議設計得不好。其實某種程度上會議和派對、集會相似。如果是精心準備的派對,主持人會非常注意派對的流程,安排一些引人發笑的娛樂節目,令眾人一直保持興致盎然。除了在臺上演講以外,還會設計互動時間。不僅如此,會場還設有走動區域,避免眾人因長期久坐而感到疲乏。?

            

            ? ? 如果是參加這種精心設計過的派對,想必大家必然能夠度過一段快樂的時光。這樣一場派對不僅能令大家更加團結和睦,還能增進大家對主辦者的好感,其益處真可謂不勝枚舉。反之,假如派對設計得非常糟糕,恐怕只會給大家留下很壞的印象。會議在這一方面與派對極為相似。?

            

            ? ? ?無法設計會議的原因??

            

            ? ? 倘若會議氣氛不夠熱烈,就不會取得太好的成果。即使勉強大家列席無聊的會議,大家也不會因此產生積極協作、共同努力、主動參與等意愿,更不必奢望熱火朝天地討論議題、各種點子層出不窮的情形了。長年為諸多公司提供咨詢服務之后,我甚至會產生疑惑:「會議冷場」是否應該被放入各個公司的經營課題的根基部分?毋庸贅言,「會議冷場」是一種非常糟糕的狀態。那么,會議為什么會冷場呢??

            

            ? ? 我個人認為,有以下4種原因導致人們無法設計出氣氛熱烈的會議。?

            

            ? ? 1.很多人缺乏「自己正在開會」這個意識。他們沒有充分意識到自己正在開會,而是認為大家只是單純聚集在一起聊天。

            

            ? ? 2.沒能明確區分議題與論點。一般情況下,每個會議都有自己的議題??墒?,議題與論點是兩個概念,有了議題不見得就確定了論點。

            

            ? ? 3.把「整體方案」和「本次方案」混為一談。企業方案的規模往往很大,這種大方案不是一次會議就能全講完的。?

            

            ? ? 4.沒能把握對方的邏輯,因而未能順著對方的邏輯進行解說。要想獲得對方的理解,演講時應當站在對方的角度,思考對方是否能夠明白自己想要傳達的內容。這點尤為重要。如果在會議上忽略了對方的心情,一味按照自己的喜好演講,恐怕對方就不會輕易接受我們的方案。?

            

            ? ? 接下來我將詳細解說以上4種原因。?

            

            ? ? 1.缺乏「自己正在開會」的意識??

            

            ? ? 首先,第一種原因是很多人沒有充分意識到自己正在開會?!笗h不是隨隨便便聚在一起聊天」,聽到這里,恐怕大多數人都會覺得這是廢話??墒?,大家在參加會議時是否已經做好了心理準備,「一定要在這次會議上決定某事」「一定要在規定的時間內完成某事」呢?其實很多情況下,人們往往分不清自己到底是在開會還是在聊天。?

            

            ? ? 我認為,兩個人以上聚在一起商討就可以稱為會議。雖然這個定義聽起來有些極端,但是考慮到我們在公司的每分每秒都有報酬,因此沒有時間講廢話。工作時間中的所有溝通都應與工作相關,并且應當注重溝通的效率。然而問題在于,幾乎所有公司都把會議的定義局限于「為某種特定目的而專程召集眾人召開的正式會議」。?

            

            ? ? 有些會議的目的非常明確,比如「新款產品的研發討論會」「新項目的概念討論會」等正式會議都有著明確的議題,專門召集眾人集合,事先也已做好了充分的準備,起承轉合都很明確。  

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